INTRODUCCION

¿Sabías que los documentos mercantiles son partes de nuestra vida? Si son constancias escritas de una transacción comercial que sirve para legitimizar el derecho literal autónomo consignado.

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar el entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio; Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados. Se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en último extremo con la correspondencia. 

Hoy en día no se puede realizar una transacción mercantil sin que esta no esté reflejada en un pacto por escrito o como los conocemos un “documento mercantil” ya que este documento es el único respaldo que puede asegurar que nuestra transacción mercantil fue llevada a cabo. 
Antes los acuerdos o transacciones eran selladas por medio de un pacto verbal pero esto no era tan seguro, en cambio cuando se crearon los documentos mercantiles estos acuerdos se volvieron totalmente seguros ya que ahora estaba el documento escrito como respaldo de que esa transacción existió

CONTENIDO

           1.     DOCUMENTOS MERCANTILES:

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realización de una operación mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. 

Se denomina los documentos mercantiles como las actividades de compraventa de un producto y lo que se realiza para que ese producto se venda más. 

          2.    IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

ü       Es un documento de entrada de información.

ü       Es la prueba de un hecho desde el punto de vista legal.

ü       Facilitan el respaldo y registro de las operaciones.

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado
normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para
impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se
utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple
orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa
constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un
lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el
cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como
pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo
mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un
pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

Su uso en las transacciones es vital, pues actúa como elemento probatorio de la conformidad de las partes que intervienen, brinda mas seguridades que acuerdos de palabra y garantiza que se cumpla lo establecido en el lugar, modo y fecha pactados, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancias futuras por parte de los interesados. 

     3.    ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DEL USO CORRECTO DE ESTOS DOCUMENTOS?

ü  Lograr un control interno adecuado.

ü  Respaldar a las transacciones comerciales.

              4.    DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES:

Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realización de una operación mercantil.

Estos son:

           A)   RECIBO:

Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus características son:

1.- Lugar, día, mes año en el que se emite el recibo.

2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende.

3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega.

4.- Indicación del concepto por el cual se extiende el recibo.

5.- Cantidad en números.

6.- Firma de quien emite el recibo.

           B)    FACTURA:

Es la nota que el vendedor entrega al comprador, en el que se detallan las mercancías compradas. Sus características son:

1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor.

2.- Lugar, día, mes y año en el que se realiza la operación.

3.- Condiciones de pago.

4.- Mencionar los descuentos si los hay.

5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades, descripción y precios de las mercancías.

           C)    NOTA DE CREDITO:

Es aquel documento comercial emitido por el vendedor en el cual se detallan conceptos por los que un comprador dispone de crédito a su favor en su cuenta comercial. Es un documento registrable y siempre genera un saldo positivo para el cliente, es decir, es un comprobante de uso cotidiano especialmente utilizado para salvar el cobro ‘de más’ de un determinado gasto, para concretar la anulación total de una exigencia de pago o para asignar un descuento en una compra específica..

•      FUNCIÓN DE LA NOTA DE CREDITO

Una nota de crédito es básicamente una factura negativa y se utiliza para rectificar errores en cuestiones de facturación cuando ya una factura de venta o recibo se emitió. Si alguien pagó por un artículo o servicio que no han recibido o que no era el adecuado, una nota de crédito reconoce los elementos o servicios adeudados de la persona u organización ya pagados.

•      CASOS EN LOS QUE SE EMITE

-  Errores de facturación: Se facturó un importe superior y luego se lo corrige con NC.

-  Aplicación de bonificaciones y/o descuentos

-  Devoluciones

-  Casos de roturas de mercadería

En lo que respecta a los documentos mercantiles no negociables se puede decir que su principal utilidad es servir como prueba escrita a la contabilidad de una empresa de que una operación mercantil se ha llevado satisfactoriamente. En este caso, hemos de apuntar dos ejemplos: el recibo y la factura. En primer lugar, el recibo es un documento en que la persona que firma acepta haber recibido una cantidad de dinero a cambio del préstamo/ venta de un bien o servicio. En el recibo han de aparecer, obligatoriamente, el lugar, día, mes y año de emisión del mismo; el nombre de la empresa que emite el recibo; la cantidad de dinero manejada; el concepto por el cual se realiza el recibo; y una rúbrica comprobante de la validez del mismo documento. En segundo lugar, la factura es un documento válido para presentar ante la administracion tributaria con el fin de desgravar impuestos y en el que han aparecer los mismos datos que en el recibo (datos del vendedor, de la operación.), pero además un desglose completo del precio del producto o servicio y los datos del comprador.

ACTIVIDADES

•  Elaborar un portafolio sobre los documentos mercantiles no negociable.

Elaborar laminas de el Recibo, Factura, Nota de Credito para realizar su llenado.

CONCLUSIÓN!! 

 Los documentos mercantiles son documentos de crédito de mucha importancia para realizar las transacciones legales en cualquier país. Esas transacciones suelen tener su base legal en el Código de Comercio Vigente, en donde se estipula todo lo referente a las mismas. 

por lo consiguiente La creciente complejidad de actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita de los pactos o acuerdos celebrados, por ello; la importancia de la documentación mercantil es tal que se han creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para la impresión y conservación de los distintos documentos mercantiles que se utilizan para las diferentes transacciones mercantiles.

Los estudiantes deben comprender la importancia de llevar los registros de los documentos probatorios de la legalidad de las actividades de la empresa., debido a que son muy importantes en el área de Contabilidad, ya que la información que contienen estos, son utilizados por los contadores y auxiliares de contabilidad para efectuar los asientos en los libros formales y auxiliares y sirven como soporte de los mismos.

BIBLIOGRAFIA

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www.gerencie.com › Contabilidad
www.ehowenespanol.com › Finanzas

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Derecho Mercantil-Francisco Grau  

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www.slideshare.net/inlinoc/documentos-mercantiles-4990487

 

 

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